Terminy nie czekają na kontrolę
Dokumenty pojazdów i kierowców mają daty ważności. O kończącym się dowiesz się wcześniej, a nie na drodze.
Pojazdy i naczepy
- Karta z gabarytami i masą. Te same liczby idą do wyliczenia trasy — nie trzeba trzymać ich w głowie dyspozytora.
- Naczepa jako osobna jednostka. Z własnymi dokumentami i terminami, bo i tak żyje osobno od ciągnika.
- Wycofane pojazdy nie znikają. Wypadają z bieżącej listy, ale zostają w historii zleceń i w raportach.
Kierowcy
- Dokumenty z datami ważności. Prawo jazdy, karta kierowcy, ADR, badania, zezwolenie na pracę. Każdy dokument ma swój termin i przypomnienie.
- Zestaw dokumentów zależy od jurysdykcji firmy. Jaki kraj rejestracji, taka lista obowiązkowych dokumentów kierowcy.
- Zwolnieni zostają w historii. Kursy, które realizowali, nie znikają — inaczej raporty za minione okresy zaczęłyby kłamać.
Koszty floty
Naprawy, ubezpieczenia, leasing, opony — w podziale na pojazdy i miesiące, w jednej siatce. Rodzaje kosztów prowadzisz sam.
Kwoty z faktur zakupowych można podciągnąć osobną kolumną, żeby nie wprowadzać tego, co już wprowadzono w księgowości.